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11 cosas que las personas organizadas y productivas hacen todos los días

A menudo confundimos la productividad con el trabajo lo más rápido posible, cada segundo del día. Tememos que desacelerar para organizarse matará nuestra productividad, pero los hechos sugieren lo contrario:

  • El empleado promedio de la oficina pasa más de una hora cada día buscando cosas.
  • El ejecutivo promedio pasa seis semanas al año buscando en los escritorios desordenados y en los archivos desorganizados por información mal ubicada.
  • El 23 por ciento de los adultos dice que está retrasado en el pago de sus cuentas porque las pierde.

Ser desorganizado es costoso, tanto en términos de dinero como de tiempo. Pero si puedes convencerte a ti mismo de reducir la velocidad y organizarte, el ROI te sorprenderá.

«Por cada minuto dedicado a la organización, se gana una hora». – Benjamin Franklin

Si bien la estimación de Benjamin Franklin es exagerada, pasar tiempo organizándose sigue siendo una inversión valiosa. Los expertos estiman que cada hora de planificación y organización ahorra de tres a cuatro horas de tiempo que de otro modo se desperdiciarían.

Hay una razón por la cual las personas que son más tranquilas y menos estresadas son las que más hacen: comprenden la importancia de la organización y adaptan sus hábitos en consecuencia. La buena noticia es que también puedes ser más organizado y productivo, simplemente emulando los hábitos en los que confías.

Personalidad de Internet Casey Neistat.

 No dejan que sus escritorios se abarroten

Puedes pensar que sabes exactamente dónde, y en qué pila de papel, puedes encontrar un documento en particular. Pero te estás engañando a ti mismo si no crees que serías más productivo con un escritorio limpio y organizado.

El solo hecho de organizar las cosas en tu escritorio te ayuda a organizarlo en tu mente. Además, una investigación realizada en la Universidad de Princeton reveló que cuanto más bombardean nuestros cerebros los estímulos competitivos en un escritorio desordenado, menos podemos concentrarnos. Y esta no fue solo evidencia subjetiva; pudieron ver la diferencia en las resonancias magnéticas de la actividad cerebral de los sujetos.

Nunca tocan las cosas dos veces

Las personas organizadas y productivas nunca ponen nada en un patrón de espera, porque tocar las cosas dos veces es una enorme pérdida de tiempo. No guardes un correo electrónico o una llamada telefónica para tratar más adelante. Tan pronto como algo capte tu atención, debes actuar sobre él, delegarlo o eliminarlo.

No responden a los correos electrónicos cuando llegan

Las personas productivas no permiten que su correo electrónico sea una interrupción constante. Además de verificar su correo electrónico en un horario, aprovechan las características que priorizan los mensajes por parte del remitente. Establecen alertas para sus proveedores más importantes y sus mejores clientes, y guardan el resto hasta que llegan a un punto crítico en su trabajo. Algunas personas incluso configuran un autoresponder que les permite a los remitentes saber cuándo volverán a revisar su correo electrónico.

Trabajan desde una única lista de tareas

¿Recuerdas los días en que la gente solía comprar esos planificadores caros encuadernados en cuero y los llenaban con una lista de tareas codificadas por colores por prioridad? Es posible que ahora parezcan un poco de la vieja escuela, pero nadie puede negar que fue efectivo. ¿Por qué fueron efectivos esos planificadores? Nos recordaron lo importante que es mantener una sola lista de tareas pendientes. Cuando consolida todo en una lista, siempre sabe dónde buscar y puede dejar de perder tiempo tratando de recordar qué lista tiene la información que necesita

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Tienen un alto nivel de autoconciencia

Las personas altamente productivas y organizadas tienen una clara idea de quiénes son. Conocen sus debilidades y ponen en marcha estructuras organizativas para superarlas. Si tienden a permitir que las reuniones se ejecuten demasiado tiempo, configuran un temporizador.

Si tienen problemas para mantener las reuniones productivas, elaboran una agenda. Si se olvidan de revisar su correo de voz por la mañana, establecen un recordatorio. Los detalles no importan; lo importante es que piensen detenidamente y utilicen ayudas y rutinas específicas que funcionen con sus debilidades organizativas.

Hacen tiempo para almorzar

Todos hemos estado allí: estás muy ocupado, y para cuando miras hacia arriba, ya pasó la hora del almuerzo. Termina yendo sin, o agarrando un donut o una bolsa de papas fritas de la máquina de refrigerios. Ambas son realmente malas ideas. La dona te dará un impulso de energía durante aproximadamente 20 minutos, pero después de eso, tu enfoque se reducirá como una roca.

En cuanto a saltarse las comidas, no solo afecta tu concentración, productividad y habilidades para resolver problemas, sino que también afecta tu cintura, y no de la manera en que podrías esperar. La investigación de la Universidad Estatal de Ohio muestra que el peso que pierdes al saltarte las comidas es el peso muscular que recuperas más tarde como grasa.

Ellos comen ranas

«Comer una rana» es el mejor antídoto para la procrastinación; las personas ultraproductivas comienzan cada mañana con este sabroso «regalo». En otras palabras, hacen el artículo menos apetitoso y temido en su lista de tareas primero, antes de hacer cualquier otra cosa. Después de eso, se liberan para abordar las cosas que los entusiasman e inspiran.

Ellos arreglan al final de cada día

El mejor remedio para el desorden es separar unos 10 minutos al final de cada día para organizar su escritorio. Aunque sabemos que es mejor tocar las cosas una sola vez, todos nos hemos detenido a mitad de una tarea porque sonó el teléfono o alguien se detuvo para conversar. Realmente no se puede evitar este tipo de cosas, pero se puedes terminar el día resolviendo todas las cosas que dejaste a medio terminar.

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Planean sus días la noche anterior

Las personas organizadas y productivas van a la cama cada noche, seguras de lo que lograrán al día siguiente. La noche anterior aclararon sus prioridades, de modo que una vez que comienza el día, es menos probable que se distraigan con la «tiranía de lo urgente»: esos pequeños incendios que surgen y obstaculizan sus verdaderas prioridades.

Hacen uso completo de la tecnología

Se ha dicho mucho acerca de cómo la tecnología moderna extiende el día de trabajo, por lo que siempre estamos en el reloj. Si bien eso puede ser cierto, la tecnología también puede hacernos más productivos. Ya sea que estés configurando un filtro de correo electrónico para mantener su bandeja de entrada sin spam, o usando una aplicación como Evernote para organizar la información que va a necesitar nuevamente, la tecnología no siempre es mala. Utilizado correctamente, puede ahorrar mucho tiempo.

No ignoran su correo de caracol

Para este, volvemos a la filosofía «tócalo una vez». Para la mayoría de nosotros, no hay muchos correos electrónicos en estos días que realmente esperamos. Pero ignorarlo puede causar problemas, especialmente cuando se trata de cosas como facturas y notificaciones de impuestos. Solo adelante, ábralo y cuídelo tan pronto como llegue; de lo contrario, terminarás cavando debajo de los cojines del sofá en busca de esa factura vencida.

Juntando todo

Cada minuto que pasas buscando algo que extraviaste, o tratando de recordar lo que se supone que debes hacer a continuación, dañará tu productividad. Eso, a su vez, devora tu potencial de carrera. La buena noticia es que hay muchas herramientas que puedes utilizar para mantenerte organizado y productivo, por lo que incluso las más desorganizadas entre nosotros pueden poner en marcha un sistema para mantenernos bajo control.