En su libro, Productividad extrema: Impulse sus resultados, reduzca sus horas, el autor Robert Pozen revela sus secretos y estrategias para la productividad y el alto rendimiento, centrándose en los resultados producidos en lugar de simplemente las horas que trabajadas. En este fragmento editado, Pozen establece seis pasos para analizar si sus esfuerzos están apoyando sus metas y objetivos empresariales más críticos.
Muchos ejecutivos corren de reunión a reunión o crisis a crisis sin dar mucho pensamiento a la razón de sus agitados horarios. Pasan muy poco tiempo en actividades que apoyan sus metas más altas y a menudo informan un desajuste grave entre las prioridades y las asignaciones de tiempo.
Piensa cuidadosamente acerca de por qué estás participando en cualquier actividad y lo que esperas obtener de ella. Establece tus metas de más alto rango y determina si tu horario es consistente con este ranking. Este proceso tiene seis pasos:
1. Escribe todo.
Incluye las tareas de rutina que tienes que hacer cada día o semanalmente y a largo plazo los proyectos asignados para ti. Pero sólo puedes pisar agua si pasas todo tu tiempo respondiendo a crisis y tareas asignadas por otros. Para salir adelante, también debes pensar en lo que quieres hacer.
Estas pueden ser metas a largo plazo, como avanzar en tu carrera, o metas a corto plazo, como desarrollar una nueva habilidad. Añade estas aspiraciones a tu lista. Se lo más amplio posible; Captura todas tus tareas y objetivos.
2. Organiza por horizonte de tiempo.
Divide tu lista en tres categorías de tiempo:
- Objetivos de carrera: Objetivos a largo plazo durante al menos cinco años.
- Objetivos: Objetivos profesionales en los próximos tres meses a dos años.
- Metas: pasos de acción que deben guiar tu trabajo sobre una base semanal o diaria – o ejemplo, terminar una parte de un proyecto más grande.
Asegúrate de que cada objetivo tiene uno o dos objetivos asociados. Si te falta un objetivo, piensa en el siguiente paso que puedes tomar para avanzar en ese objetivo y, a continuación, agrégalo a tu lista de objetivos.
3. Clasifica tus objetivos.
Piensa en lo que quieres hacer, en lo que eres bueno y en lo que el mundo necesita de ti. Estos son claramente diferentes — y puede haber algún conflicto entre ellos. Determina si lo que quieres hacer es crítico a para tus decisiones de la clasificación. Por ejemplo, si tienes un deseo ardiente de inventar el producto más nuevo de tu compañía, debes clasificar ese objetivo como el más alto.
Entonces, pregúntate: «¿Qué es lo mejor que yo puedo hacer que otros? ¿Qué objetivos juegan en mis puntos fuertes?» Clasifica un objetivo más alto si tienes una ventaja comparativa en lograrlo debido a tu personalidad o habilidades.
Por último, pregunta lo que el mundo necesita de ti. No se puede ser completamente productivo mirando solamente el lado de la oferta. También debes considerar el lado de la demanda — lo que el mundo, tu organización, o tu jefe necesitan de ti.
4. Clasifica tus objetivos
Tus objetivos, o pasos de acción, normalmente caerán en una de dos categorías: Objetivos de apoyo, que te ayudan a lograr tus objetivos, y metas asignadas, las cuales te asignan. En primer lugar decide qué objetivos pertenecen a la categoría y luego trata de clasificarlos.
5. Estima cómo pasas tu tiempo.
Una vez que hayas clasificado tus objetivos y metas, determina la eficacia con la que tu programa se corresponde con tus metas de alta prioridad. Saca tu calendario y responde a estas seis preguntas:
- ¿Cuántas horas pasas en el trabajo frente a otras actividades?
- ¿Cuáles son las tres principales actividades de trabajo en las que pasas más tiempo?
- ¿Cuántas horas por semana pasas en reuniones, formularios o informes, y respondes a correos electrónicos?
- ¿Tu programa semanal será similar en un año a partir de ahora?
- ¿Cuáles serán tus tres actividades principales durante el próximo año, y cambiarán?
- ¿Cómo medirás el éxito y el fracaso durante el próximo año?
- Compara tus asignaciones de tiempo con tu lista clasificada de objetivos y metas. ¿Qué porcentaje de tu tiempo gastas en actividades que te ayudan a alcanzar tus metas y objetivos más altos? ¿Cuánto tiempo pasas en artículos de menor rango?
6. Aborda la falta de coincidencia.
Es probable que encuentres que no estás gastando más de la mitad de tu tiempo en tus prioridades más altas. Algunos profesionales no han pensado cuidadosamente en sus objetivos y metas, y con tanta frecuencia descuidan un objetivo importante — hasta que se convierte en una crisis, exigiendo su tiempo completo y esfuerzo.